Proses pembukuan keuangan sekolah merupakan pencatatan semua transaksi keuangan secara detail. Semua bukti transaksi dituliskan atau dibukukan. Tujuannya agar dana atau anggaran yang ada diketahui penggunaannya untuk apa saja. Karena itu, pihak guru di bidang ini harus mengetahui beberapa poin penting tentang pembukuan keuangan.
Daftar Isi:
Sebelum Pembukuan Keuangan Sekolah, Pastikan Pahami Poin Penting Berikut
Pelaksanaan pendidikan di sekolah sangat berkaitan dengan komponen keuangan. Sebab, sebuah sekolah mampu memberikan pendidikan yang baik bagi siswa selama kondisi keuangan stabil. Manajemen keuangan harus dilakukan dengan baik dan tepat supaya anggaran dimanfaatkan efektif. Agar lebih mudah, sebaiknya pahami penjelasan berikut terlebih dahulu.
Tujuan Pembukuan Keuangan Sekolah
Pembukuan keuangan di sekolah diterapkan supaya anggaran diatur dan dikelola seefektif mungkin. Penggunaan dana lebih jelas atau transparan dan terjamin akuntabilitasnya. Selain itu, juga bertujuan untuk mengurangi kesalahan penggunaan anggaran. Agar tujuan ini tercapai, tentunya dibutuhkan sumber daya manusia kompeten serta berpengetahuan.
Kepala sekolah merupakan sosok penting dalam hal ini. Pembukuan dan manajemen keuangan harus dipahami secara utuh oleh kepala sekolah. Tanpa adanya perintah dan arahan dari pimpinan, maka guru lain biasanya juga tidak melakukannya. Makanya, cukup krusial peran kepala sekolah dalam menerapkan proses pembukuan keuangan sekolah.
Sumber Keuangan Sekolah
Keuangan sekolah diperoleh dari beberapa sumber diantaranya pemerintah, masyarakat, orang tua/wali, dana swadaya serta sumber lainnya.
Pemerintah
Dana dari pemerintah biasanya melalui APBN dan APBD. Contohnya program beasiswa BOS.
Orang Tua/Wali
Biaya SPP dari orang tua atau wali murid juga termasuk anggaran sekolah. Semakin bagus kualitas dan fasilitas sebuah sekolah, maka biaya pendidikan juga semakin tinggi. Hal ini jelas sekali terlihat pada sekolah swasta.
Masyarakat
Sekolah juga dapat memperoleh pendanaan dari masyarakat diantaranya bantuan dari lembaga keuangan. Terkadang ada juga sponsorship dari perusahaan serta donasi dari pihak alumni.
Dana Swadaya
Dana swadaya biasanya diperoleh dari usaha mandiri sekolah. Contohnya pemasukan dari kantin yang secara langsung dikelola oleh sekolah. Termasuk juga koperasi sekolah, event kesenian, lomba dan sebagainya.
Baca Juga: Belajar Tentang Manfaat Neraca Saldo
Langkah-Langkah Pembukuan Keuangan Sekolah
Proses pembukuan memang tidak semudah membalikkan telapak tangan, tetapi harus dilakukan. Membutuhkan ketelitian dalam mencatat dan perhitungan. Jika ada kesalahan angka, maka jumlah yang diperoleh di periode akhir juga berbeda. Supaya lebih lancar, penting sekali memahami langkah pembukuan keuangan di sekolah.
Mengisi Bukti Transaksi Penerimaan
Hal pertama harus dilakukan yaitu mengisi bukti transaksi penerimaan dan buku transaksi keuangan. Pihak sekolah harus menyediakan buku untuk pengisian ini. Seringkali buku ini dibuat dengan nama BKU-3 (Buku Kas Umum). Masih ada juga pembuku lain yaitu Buku Pembantu Kas, Buku Pembantu Pajak dan Buku Pembantu Bank.
Pencatatan Pemasukan dan Pengeluaran
Pihak bendahara sekolah wajib menuliskan atau mencatat semua penerimaan dana dan pengeluaran dengan jelas. Proses ini boleh dilakukan secara manual menggunakan pulpen, pensil dan buku. Namun, akan lebih baik lagi menggunakan perangkat digital seperti komputer. Adanya perkembangan teknologi, banyak bendaharawan lebih beralih menggunakan komputer atau laptop guna memudahkan pekerjaannya.
Oleh karena itu, seperti disebutkan tadi penting sekali sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang pembukuan keuangan. Bersedia mengikuti dan belajar memanfaatkan teknologi supaya proses pembukuan lebih relevan dengan perkembangan zaman. Tentunya menghemat waktu jika karena mempercepat pekerjaan.
Mencetak Buku-Buku Pembantu
Bagi bendaharawan melakukan proses pembukuan keuangan sekolah menggunakan laptop atau komputer, harus mencetak buku pembantu. BKU-3, BKU-4 hingga BKU-5 harus di-printout. Hal ini biasanya dilakukan sekali dalam sebulan tergantung peraturan di sekolah yang bersangkutan. Selanjutya, buku ini ditandatangani oleh kepala sekolah agar lebih akurat dan terpercaya.
Semua Transaksi Harus Dicatat
Semua hal berkaitan dengan transaksi keuangan harus dicatat. Inilah fungsinya Buku Kas dan Buku Pembantu. Proses pencatatan juga dilakukan berurutan sesuai tanggal. Harus rapi, teliti agar mudah bagi kepala sekolah dan guru lain dalam membaca buku tersebut. Tidak boleh lupa mencatat agar perhitungan keuangan di akhir periode jelas dan tidak terjadi kesalahan.
Uang Tunai di Kas Tidak Boleh Lebih Dari Rp 10 Juta
Poin berikutnya harus diperhatikan oleh seorang bendaharawan adalah uang tunas yang tersimpan pada kas tidak boleh lebih dari 10 juta. Jika suatu hari, bendahara ini berhenti dari pekerjaannya maka semua bukti transaksi tidak boleh dibawa, tetapi ditinggalkan kepada sekolah. Kepala sekolah harus menyampaikan peraturan ini kepada bendahara tersebut.
Dokumen Pembukuan Disimpan Di Sekolah
Semua format pembukuan keuangan sekolah yang sudah selesai diisi di komputer harus dicetak per transaksi. Selanjutnya dibubuhkan tanda tangan bendahara serta kepala sekolah. Semua dokumen ini disimpan di sekolah dan perlu diperlihatkan pada pengawas. Misalnya ada pihak pemberi beasiswa ingin melihat pemanfaatan dana yang sudah diberikannya, maka bendahara harus memperlihatkan catatan pembukuan keuangan tadi.
Simpan Bukti Pengeluaran
Hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah menyimpan bukti pengeluaran. Semua transaksi dilakukan sekolah harus dibuktikan melalui kuitansi yang jelas dan sah. Bukti ini juga harus memiliki materai agar lebih akurat. Namun, biasanya transaksi di bawah Rp 250.000 tidak harus dicantumkan materai. Berbeda dengan jumlah yang lebih besar, dikenai tarif bea materai.
Komponen Penting dalam Pencatatan Transaksi
Komponen yang sering kali dilupakan dalam pembukuan keuangan sekolah adalah tanggal nomor urut dan nomor kode akun. Begitu juga jumlah uangnya harus jelas berapapun nominal pemasukan dan pengeluaran. Semua bukti transaksi juga harus memiliki persetujuan dari kepala sekolah dan disahkan lunas oleh bendahara. Selanjutnya bukti ini disimpan di sekolah sebagai bahan pembuatan laporan keuangan.
Penyusunan RAPBS
RAPBS tentu bukan hal asing bagi para tenaga pendidik di sekolah. Rencana penggunaan sumber dana ini harus dibuat dengan baik untuk pelaksanaan pendidikan di sekolah yang bersangkutan selama 1 tahun. Tentu saja, melibatkan kepala sekolah, staf tata usaha, komite dan semua guru di sekolah tersebut. Plot anggaran dijelaskan secara detail supaya jelas yang mana anggaran baru dan mana kelanjutan dari periode sebelumnya.
Pengawasan Penggunaan Anggaran
Pengawasan dilakukan dengan memantau pelaksanaan anggaran agar semua berjalan sesuai rencana. Supaya hal ini berjalan lancar, perlu adanya pengorganisasian dengan mengelompokkan SDM sesuai tanggung jawab masing-masing. Tujuannya supaya dana terpakai untuk hal-hal bermanfaat dan menghindari penyimpangan.
Semua penerimaan dan pengeluaran harus dilaporkan, seperti dijelaskan sebelumnya. Pihak sekolah akan bertanggung jawab dalam realisasi anggaran kepada pemberi dana. Melalui pembukuan keuangan, kepala sekolah dapat menilai kinerja manajemen apakah sudah sesuai atau belum.
Itulah tujuan serta langkah-langkah pembukuan keuangan sekolah yang harus diketahui. Bukan hanya bendahara saja, tetapi kepala sekolah pun wajib memahaminya. Adanya pembukuan keuangan ini memberikan dampak besar bagi pengelolaan anggaran sekolah demi suksesnya pelaksanaan pendidikan.